正しい電話の応対とは？
2010年10月03日先日あなたは、新入社員の電話の応対を見ていて、「これはいけないな」と感じました。これから新入社員に注意しようと思います。
さて、次のうち、正しい電話の対応はどれでしょうか？
1
電話を早く切りたいため、応対が非常に早口だった
2
電話の相手の氏名が聞き取れなかったが、何度も聞くのが失礼なので聞き流した
3
電話がかかってきた時、5コール目で出た
4
相手が電話を切った後に、こちらも電話を切った
A
4
相手が電話を切った後に、こちらも電話を切った
ビジネスシーンにおいて、電話応対は会社の印象を左右することもあり、特に注意が必要です。
今回の問題に対する各回答の解説は下記の通りです。
1.電話の応対はゆっくりとはっきりとした口調で応対する
電話の音声は、聞こえづらい場合があります。このため、ゆっくりとはっきりとした口調で話をすれば、相手に自分の声聞こえやすく、伝えなければならないことがきちんと伝えることができます。
2.電話の相手の名前は確実に確認する
相手の電話を聞き取れなければ、「恐れ入りますが・・・」「お電話が遠いようなので、もう一度・・・」等と言い、確実に相手の名前を確認します。次回その相手に対して電話する際、相手の名前を間違えることは大変失礼なので、名前は確実に確認しておきましょう。
3.電話は最低3コール以内で出る
電話はできる限り早く出るようにします。電話に出るまでの時間が長いと、電話をかけた人は会社に人がいないのではないかと思ってしまいます。
4.相手が電話を切ってから電話を切る
一般的に、相手が切ったのを確認してから電話を切ります。
また切る時には、受話器をそのまま置くのではなく、フックを手で抑えて切ると、相手に「ガチャ」という音が聞こえずスマートに切れます。